Programa Seis Sigma.

O Seis Sigma ou Six Sigma (em inglês) pode ser definido como um conjunto de práticas desenvolvidas para maximizar o desempenho dos processos dentro da empresa, eliminando os seus defeitos e as não conformidades de acordo com as especificações de fábrica.

Esta ferramenta foi desenvolvida em meados de 1987, por Bill Smith na Motorola. Posteriormente, em 1995, ganhou força com a utilização de seus métodos por Jack Welch, na GE, tornando-se popular entre empresas de todo mundo devido à sua eficiência e eficácia. É considerado um dos principais temas da Qualidade Total.

O Seis Sigma pode ser definido como uma estratégia gerencial planejada, com foco nos resultados de qualidade e financeiros, com o objetivo de promover mudanças significativas nas organizações, buscando sempre melhorias nos processos, produtos e serviços oferecidos aos clientes. Podemos dizer que o foco principal do Seis Sigma é a satisfação dos clientes, através da redução de defeitos nos processos e o ótimo desempenho da empresa.

Muitas pessoas acham que o Seis Sigma é apenas uma ferramenta para a empresa estar em dia com as normas e requisitos de qualidade. Porém, ele vai além disso.

Segundo Jack Welch, “o grande engano é supor que o Seis Sigma trate de controle de qualidade e de fórmulas estatísticas. Em parte é isso, mas não fica só nisso. Vai muitíssimo além. Em última instância, impulsiona a melhoria da liderança, ao fornecer instrumentos para que se raciocine sobre assuntos difíceis. No âmago do Seis Sigma, agita-se uma idéia capaz de virar uma empresa pelo avesso, deslocando o foco da organização para fora de si própria e convergindo-o no cliente.”

Como funciona o Seis Sigma?

O termo Seis Sigma se origina do “Sigma”, símbolo que em qualidade significa uma medida de variabilidade utilizada para indicar quanto dos dados apresentados se inserem nos requisitos dos clientes. Quanto maior for este sigma, melhores serão os produtos ou serviços produzidos. Ou sob outra ótica, menores serão os defeitos apresentados por estes produtos e serviços.

Metodologias do Seis Sigma

O Seis Sigma segue duas metodologias principais, compostas de cinco fases cada uma. Ambas foram inspiradas no ciclo PDCA. São elas:

DMADV

Utilizada em projetos focados em criar novos desenhos de produtos, serviços e processos:

•           Define goals: definição de objetivos que sejam consistentes com as demandas dos clientes e com a estratégia da empresa;

•           Measure and identify: mensurar e identificar características que são críticas para a qualidade, capacidades do produto, capacidade do processo de produção e riscos;

•           Analyze: analisar para desenvolver e projetar alternativas, criando um desenho de alto nível e avaliar as capacidades para selecionar o melhor projeto;

•           Design details: desenhar detalhes, otimizar o projeto e planejar a verificação do desenho. Esta fase se torna uma das mais longas pelo fato de necessitar muitos testes;

•           Verify the design: verificar o projeto, executar pilotos do processo, implementar o processo de produção e entregar ao proprietário do processo.

DMAIC

Utilizada em projetos focados em melhorar produtos, serviços e processos de negócios já existentes. Também é conhecida como DFSS (“Design For Six Sigma”):

•           Define the problem: definição do problema a partir de opiniões de consumidores e objetivos do projeto;

•           Measure key aspects: mensurar os principais aspectos do processo atual e coletar dados importantes;

•           Analyse the data: analisar os dados para investigar relações de causa e efeito. Certificando que todos os fatores foram considerados, determinar quais são as relações. Dentro da investigação, procurar a causa principal dos defeitos;

•           Improve the process: melhorar e otimizar o processo baseada na análise dos dados usando técnicas como desenho de experimentos, poka-yoke ou prova de erros, e padronizar o trabalho para criar um novo estado de processo. Executar pilotos do processo para estabelecer capacidades;

•           Control: controlar o futuro estado de processo para se assegurar que quaisquer desvios do objetivo sejam corrigidos antes que se tornem em defeitos. Implementar sistemas de controle como um controle estatístico de processo ou quadro de produções, e continuamente monitorar os processos.

Benefícios do Seis Sigma

Existem diversos benefícios para as empresas que adotam o Seis Sigma, sejam eles na produção ou nas equipes de trabalho com um todo. São eles:

•           Redução dos custos organizacionais;

•           Aumento significativo da qualidade e produtividade de produtos e serviços;

•           Acréscimo e retenção de clientes;

•           Eliminação de atividades que não agregam valor;

•           Maior envolvimento das equipes de trabalho;

•           Mudança cultural benéfica;

•           Diminuição da variação dos processos.

Porém, para atingir os objetivos do programa e colher os benefícios da implementação, é preciso que a empresa saiba exatamente como planejar e implementar o Seis Sigma. É importante, também, que os funcionários sejam devidamente treinados para receber o Seis Sigma na empresa.

Feedback

 

Em vez de rejeitar a crítica, se achar um fiasco ou culpar o chefe, saiba como reagir bem na hora de discutir as relações no trabalho.

Feedback...afinal o que é?

É muito comum no meio corporativo, usar a palavra feedback como forma mais branda de criticar os outros. Trata se de um equívoco. Feedback negativo, não é sinônimo de crítica, nem feedback positivo quer dizer elogio. Emitir opinião para alguém só vira feedback quando a conversa tem objetivo de desenvolver quem recebe o conselho.

Há décadas as empresas treinam gestores para darem feedback aos colaboradores para que os mesmos possam render mais no trabalho. No fim das contas tem se o resultado: muito dinheiro investido e pouco resultado obtido. Depois de anos de autoritarismo, muita tensão e pouca melhora de desempenho, há no horizonte novas informações, que podem tornar mais eficaz essa reunião de aconselhamento profissional. A boa notícia: você que recebe feedback, está na situação de controlar o processo e obter de seu chefe os melhores conselhos que precisa para trabalhar e entregar melhores resultados.

Você está no comando

Embora as empresas se empenhem cada vez mais para treinar os gestores para darem feedback, estudos realizados recentemente mostram que o personagem central da atividade é quem recebe a informação. Psicóloga Sheila Heen, professora da universidade de Harvard, acredita que o receptor é o responsável por deixar a mensagem entrar e processá-la corretamente a fim de poder melhorar seu desempenho.

Pesquisadores constataram que o aprendizado e a melhora do desempenho, depende da maneira como respondemos a informação que o gestor passa. Diante de uma avaliação ruim, profissionais adotam atitudes defensivas e se recusam a aceitar o que acabaram de ouvir.

Então, a proposta dos pesquisadores é colocar em prática um método que permite uma assimilação melhor e mais madura da opinião alheia. Basicamente, significa, respirar fundo e, ao invés de responder mal, iniciar uma conversa produtiva com o chefe ou a pessoa que está lhe passando o feedback. O resultado para o profissional é conseguir efetivamente tirar algo de positivo da conversa, identificar pontos que realmente devem ser melhorados e correr atrás do seu desenvolvimento com clareza.

Abaixo seguem dicas de como lidar com uma avaliação e como reagir a uma crítica:

ERRO 1 – SEM MÁS NOTÍCIAS

Entrar em estado de negação total da crítica revelada.

Principais frases

“Você está errado!”
“Eu não sou assim!"
“Isso nunca aconteceu!”

Reação mais correta para esse caso

 

Tente entender o que a pessoa realmente que dizer. Os rótulos costumam ser vagos e imprecisos, é necessário investigar as intenções da pessoa. Faça isso, fazendo perguntas, até chegar às verdadeiras razões.

 

ERRO 2 – MATAR O MENSAGEIRO

Colocar a culpa em quem lhe deu a má notícia, ao invés de admitir o erro.

Principais frases

“Quem você pensa que é para me criticar?”

“Vejo que você não me conhece direito.”

“Quem precisa de ajuda é você!”

Reação mais correta para esse caso

Primeiro, separe “o que” do “quem” e não leve para o lado pessoal. Antes de discutir a crítica, volte alguns passos e veja como está a relação. Só depois, procure saber porque a pessoa está falando aquilo de você.

ERRO 3 – FRACASSO EXAGERADO

Incapacidade de avaliar corretamente o tamanho do problema. Em outras palavras, “fazendo tempestade de um copo d’água”.

Principais frases

“Nossa, o projeto deu errado e eu nunca vou me recuperar desse erro.”

“Não cumpri a meta por que sou um incompetente.”

Reação mais correta para esse caso

Preste atenção para dar ao feedback a devida importância. Faça muitas perguntas para assim tentar eliminar todas as dúvidas que seu julgamento pode ter criado. Concentre se na oportunidade de aprender com a crítica feita.

 
 TESTE RÁPIDO

Quando não aceitar o conselho.

Há sim, muitas razões para aceitar e dizer “sim” para uma crítica construtiva. Mas nem todo feedback ajuda no desenvolvimento. Em alguns casos, até atrapalha. Faça o teste:

1 – O feedback foi sobre a sua personalidade e não sobre seu comportamento?

Sim _____

Não _____

2 – Faltou abertura para o diálogo?

Sim _____

Não _____

3 – O gestor parece nunca estar satisfeito e sempre aponta um novo defeito?

Sim _____

Não _____

4 – No feedback o gestor insinuou algum aviso ou fez alguma ameaça?

Sim _____

Não _____

5 – Quando você explica ao gestor por que o feedback não foi útil, ele trata suas observações com desdém?

Sim _____

Não _____

Se houver uma resposta “sim” para alguma dessas perguntas acima, desconsidere o feedback. Se você acredita na boa intenção da pessoa que lhe deu o conselho, conte a ela o porquê da sua decisão de não aceitar. Essa franqueza é importante para ela saber que você entendeu a mensagem dela e respeita a opinião.

Soluções para melhorar a comunicação.

A dificuldade de se expressar é um problema recorrente entre profissionais e está entre um dos principais problemas que as empresas enfrentam para obter melhores resultados. Uma informação mal transmitida e mal digerida causa conflitos nas equipes, o que, além de improdutivo, é desgastante para todos os envolvidos. Seguem então algumas dicas de como melhorar a comunicação e de como aprimorar sua capacidade de se fazer entender no trabalho.

 

1.       TENHA UMA META

       Antes de começar uma conversa, pense no resultado. Ter foco no objetivo final, faz com que a conversa flua com rapidez. Quando começar a falar, não faça “rodeios”, diga logo ao seu ouvinte o que você pretende, revele em uma ou duas frases o que será tratado.

 

2.       INCLUA SEU INTERLOCUTOR

Um bom jeito de ser ouvido com atenção é mostrar ao seu interlocutor que ele faz parte da solução. Isso ajuda a outra pessoa a se compreender. Para incluir o outro na conversa, use o pronome“nós”, o que deixa claro que há algo a ser compartilhado, use o pronome “você” apenas para elogiar.

3.       MANTENHA O RESPEITO

Ao conversar sobre algum assunto mais delicado, demonstre respeito. Olhe nos olhos do outro e sempre leve os argumentos dele em consideração. Fale com a pessoa e não para a pessoa. Demonstre a todo instante que a conversa não é unilateral e que você também está aberto à ouvir. Mantenha a firmeza, mas cuidado com a agressividade.

4.       PERGUNTE MAIS

Procure compreender a perspectiva da outra pessoa, fazendo perguntas que ajudem a esclarecer o assunto. Se o assunto necessitar de esclarecimento, use perguntas amplas, tipo: “Como você chegou a essa conclusão¿".

5.       ESCUTE DE VERDADE

Quando uma pessoa fala, nem sempre os outros escutam. Prestar atenção é uma qualidade muito importante. Uma maneira de evitar devaneios durante a conversa é olhar para a pessoa e não interrompe-la. Evite pensar mentalmente em uma resposta enquanto o outro conversa, pois isso também distrai. Não vire estátua. Dê sinais que está prestando atenção. Acenos com a cabeça e ou outras expressões faciais também são maneiras de mostrar que está atento.

6.       FIQUE ATENTO AO TOM

Nada pior do que ouvir um pedido de desculpas ou um elogio que soa falso. A maneira com que as pessoas entendem o que é dito, não depende apenas do conteúdo, mas também da forma com que se fala. Lembre se que a postura corporal e o tom de voz, transmitem mensagens. Evite o sarcasmo e fale com naturalidade.

7.       CUIDADO COM A LINGUAGEM CORPORAL

Seu corpo fala tanto quanto sua voz. Durante uma conversa cuide de sua postura e fisionomia. Verifique sempre se há coerência entre o que você diz e o modo em que o seu corpo se comporta.

8.       ARGUMENTE COM EXEMPLOS

Evite ser impreciso ou generalizar demais. Ao invés de dizer que a pessoa se atrasa, aponte casos que provem seu argumento, como lembrar a ela que chegou tarde nos últimos dias. No caso de uma reunião, tente usar exemplos e histórias para reforçar sempre a sua argumentação.

9.       SAIBA FICAR EM SILENCIO

Ficar calado, pode ser muito útil. O silêncio permite a quem escuta ganhar tempo para processar o que foi dito e a organizar os pensamentos antes de uma resposta apressada. Ficar em silêncio não significa que você em uma reunião deve entrar mudo e sair calado, mas suspender a fala por alguns instantes é bom para proporcionar uma reflexão.

10.   PRATIQUE A EMPATIA

A diversidade de pontos de vista é enorme porque todo mundo tem os próprios valor e influências que moldam o jeito de enxergar o mundo. Por isso uma das maneiras de tentar entender é se colocar no lugar do outro e imaginar como você se sairia de determinada situação. Pense, por exemplo, em como você gostaria de ser tratado se estivesse no lugar do outro.  

 

Sua carreira parou?

ATUAL CENÁRIO DA ECONOMIA DO PAÍS, FAZ COM QUE AS EMPRESAS COLOQUEM O PÉ NO FREIO, PARALISEM PROJETOS E A DEMISSÃO PODE CHEGAR. MAS ISSO NÃO PODE SER MOTIVO PARA QUE O SEU DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL PARE. DESCUBRA O QUE FAZER PARA CRESCER, MESMO QUE O MERCADO, A EMPRESA E SEU CHEFE NÃO AJUDEM. 

Faça um ótimo trabalho

As empresas estão ficando com as estruturas mais enxutas e isso faz com que os profissionais que ficam deem conta do recado. Isso significa que a pressão por resultados será cada vez mais alta, pois é justamente nessas horas que as empresas colocam a "lupa" no  desempenho das pessoas.

Por isso, mais do que nunca, é importante se dedicar ao trabalho e entregar bons resultados, tanto para o seu chefe, quanto para seus clientes, pois esses podem ser seu futuro empregador.

Mostrar se como uma pessoa aberta à mudanças, tendo flexibilidade a todo instante, e principalmente tendo comprometimento com você e com a empresa, é uma bela estratégia.

Para fazer um belo trabalho, a crise tem que ficar do lado de fora e jamais afetar seu desempenho.

A estagnação de outras pessoas que não estiverem motivadas nesses momentos, vai gerar oportunidades para quem conseguir criar soluções e resolver problemas.

Assuma novos desafios

Embora todos estejam cheios de tarefas, pega bem assumir novos "desafios", desde que você esteja preparado e tenha certeza que pode render e fazer mais.

Antes de se oferecer, leia o ambiente da empresa e descubra quais setores tem carência de bons profissionais e pense se as suas competências podem ajudar.

Se você assumir um desafio e se der bem, aumentam e muito as suas chances de promoção.

Por isso, não tenha medo de dizer ao seu chefe que você tem disponibilidade e vontade de assumir novas tarefas e desafios.

Leia o cenário

Alguns setores estão em completo descompasso. A indústria sente dificuldades de crescimento e tem demitido milhares de funcionários - a taxa de desemprego em Maio desse ano bateu 8,1% segundo o IBGE - o varejo e o turismo também já começam a sentir os efeitos da crise.

Por isso é muito importante saber o que realmente está acontecendo na sua empresa. Antes de agir, converse com colegas, faça perguntas ao seu chefe e se informe sobre sua área.

Cabe a cada profissional descobrir o que ocorre em sua volta, pois não adianta pedir aumento agora se a empresa está em uma fase ruim.

Invista em Educação

Um erro que pode ser cometido nesses momentos de crise, é deixar de investir em si mesmo. Já que a tendência é de que não existam surpresas ou mudanças bruscas de carreira, o momento é de aprimorar a educação.

Quem ficar parado, vai sofrer no futuro, pois tem muita gente se especializando para quando a economia reaquecer.

No curto prazo, é fundamental estar preparado porque as oportunidades surgirão e serão apenas para quem estiver qualificado.

As vagas e empregos serão pontuais e as empresas com certeza irão escolher os melhores.

Mude com objetividade

Embora as movimentações estejam mais lentas nesse ano, nada impede que uma proposta interessante possa aparecer.  

Se isso ocorrer, o conselho é pensar muito antes de aceitar, pois as novas oportunidades tendem a ser pontuais.

É difícil alguém se recolocar rapidamente se quiser se demitir de um emprego apenas porque esse emprego te desapontou.

Então não troque de crachá se não tiver certeza sobre seu alinhamento com os valores da nova empresa e sobre sua motivação com o novo trabalho.

Se aparecer um convite, pense bastante no momento de sua carreira antes de aceitar.

Tenha paciência

Neste ano, a paciência é valiosa. Como o cenário econômico não deve mudar nos próximos meses, os profissionais que ficarem calmos e pensarem a longo prazo, vão com certeza manejar melhor a carreira do que os apressados.

Este é o momento de colocar algumas ambições maiores na gaveta e respirar fundo.

Atitudes arriscadas como contrair grandes compromissos (financiamento de casa, carro e outros por exemplo), pedir demissão para abrir um negócio próprio, só são recomendadas se existir um forte e consistente planejamento prévio.

Fonte: Revista Você S/A

Onde não há crise

O momento econômico do país não é dos melhores. Julho fechou com o novo recorde 

histórico de desemprego – segundo o IBGE já são mais de 8 milhões de desempregados – e com isso o PIB não para de encolher.

A pedido da revista mensal VOCE S/A, a VAGAS, empresa de recrutamento e seleção, fez um levantamento exclusivo em seu banco de dados e encontrou empresas que estão “blindadas” à crise e alheias ao momento catastrófico que se desenha, ainda estão com postos de trabalho em aberto.

Vejam abaixo os seguimentos:

Tecnologia: sem tempo ruim, a área sofre é com a falta de bons técnicos.

Para jovens e veteranos

Em alta, o setor não representa apenas uma oportunidade de começar a carreira, mas também uma chance de subir de cargo.  A onda de TI não deve parar tão cedo. Nos próximos anos, devem aumentar a demanda por profissionais que criem aplicativos móveis, computação na nuvem em geral e Big data.

Saúde: ascensão desde de 2010 com 1502 vagas abertas só nesse ano.

Em 2009 o Hospital Sírio Libanês em São Paulo, começou seu grande processo de expansão. 

Investiu pesado. Recursos na ordem de 1,4 bilhão de reais para aumentar o número de leitos de 450 para 650 disponíveis a seus pacientes. 

Concorrente do Sírio Libanês, a Rede D’Or, maior administradora de hospitais do Brasil, também segue seu plano de expansão. 

Em fase de construção o Hospital São Luiz, em São Caetano do Sul, deverá ser inaugurado no inicio do ano que vem e deverá empregar 1700 pessoas inicialmente. A empresa também já anunciou a construção de um grande hospital na cidade de Campinas com investimento de 200 milhões de reais de oferta de 2500 empregos diretos. 

Perfis técnicos são os mais procurados. Médicos e enfermeiros que conhecem a fundo a área em que atuam serão super valorizados e com certeza não terão problemas com emprego nos próximos anos.

Finanças: com a crise, novas opções de negócios, fazem com que o setor continue em alta.

Encontrar novas opções de negócios. Isso é o que faz a área estar em alta mesmo com a crise e parada de vários setores da economia. 

O departamento financeiro das empresas representa grande alternativa. Entretanto é preciso estar atento às habilidades exigidas. Hoje em dia, as empresas estão à procura de bons “tesoureiros”, ou seja, pessoas que saibam renegociar dívidas e o principal, encontrar novas formas de captação de recursos.  

Comércio Exterior: busca por especialistas para aproveitar a internacionalização das empresas.

Para se trabalhar nessa área, é preciso ser dinâmico. Saber que os parceiros comerciais mudam sempre. 

Hoje, além da Europa e dos Estados Unidos, um dos grandes mercados é a China. Entender da legislação, números, taxas e cobranças de impostos de cada país é muito importante. Além disso, é preciso muita flexibilidade para saber lidar com vários tipos de pessoas em universos e nações de diferentes mares de cultura.

Auditoria: luta contra a corrupção movimenta o mercado desse setor.

Setor que se destaca por trabalhar com profissionais de várias áreas. Desde administradores à advogados e economistas, não há curso específico. A não ser em bancos, é difícil encontrar pessoas com experiência nesse setor.

A carreira de auditor, teve crescimento de 4,5% entre março de 2014 e 2015 e oferece oportunidades para quem está em frentes como consultoria estratégica e serviços tributários.

Luxo: crescimento de 4% e oportunidades até mesmo para quem não tem experiência.

Quem lê ou vê jornais na televisão, onde se fala sobre as montadoras de veículos no Brasil deve estar se acostumando com as notícias de greves e demissões em massa. Com a crise e a diminuição enorme do poder de compra, e ainda o fim do incentivo fiscal da redução do IPI, as vendas despencaram. 

Mas, se olharmos para o nicho (pequeno), de veículos de luxo no país, o cenário muda de figura. A Mercedes-Benz, que sofre com a queda na comercialização de seus caminhões, viu sua linha de carrões de luxo, (na sua maioria blindados), subir e bater recorde histórico no país, um crescimento de 50,7% se comparado ao mesmo período do ano passado. Nos 

próximos meses a montadora deverá abrir mais cinco pontos de vendas e prevê a inauguração de nova fábrica de automóveis em Iracemápolis, interior de São Paulo.

Gestão à Vista

Gestão à Vista

Gestão à Vista trata-se de um sistema que possibilite que os principais itens de controle estejam em fácil acesso a toda a equipe, seja através de gráficos, dados ou informações gerenciais que permitam uma rápida e fácil visualização e interpretação dos mesmos.

Você já imaginou um jogo de futebol sem placar? Você vai ao jogo, vê um monte de gente correr para lá e para cá. Algumas vezes a bola entra na rede, as pessoas pulam para comemorar, mas não existe um registro do que aconteceu ali. Depois todo mundo volta para casa e nada é medido.

Você acha que haveria paixão pelo futebol? O placar de uma partida funciona com o mesmo princípio da gestão à vista, algo que acho ideal para todas as empresas. Tem a mesma função do painel de controle de um automóvel.

Se você pegar um carro e não sabe quanto tem de gasolina nem se a velocidade está certa, não vai conseguir gerenciar o momento certo de abastecer, de acelerar ou frear. Algo vai dar errado em algum momento, concorda?

Quem em sã consciência aceitaria voar num avião sem o painel de controle? 

Bem, gestão à vista vem para responder a questões como essas no universo das empresas. 

Colocar dados à vista para todos ajuda a calibrar onde deve estar concentrado o esforço individual para que o resultado coletivo seja alcançado. No entanto, não basta escolher qualquer indicador e estampá-lo nas paredes da fábrica ou do escritório.

Encontramos em certas empresas quadros de gestão à vista que só dão trabalho para quem executa e ninguém nunca lê. Por quê? Certamente porque apresentam os indicadores errados no local errado. Seria o mesmo que você estar num jogo de Flamengo e Corinthians e o placar mostrar o resultado de Fluminense e São Paulo.

Os indicadores devem ser mostrados às pessoas certas e devem atender a uma necessidade de controle. Você não precisa abrir números de uma área para a outra. Mas cada um precisa saber sobre o jogo que está jogando. 

Para divulgar o que é importante para as pessoas certas,  é preciso pensar especificamente em determinadas áreas. Nas fábricas, em vez de haver Gestão à Vista em quadros grandes num só ponto da linha de produção, seria preciso haver quadros menores, colocados estrategicamente em posições onde o controle é necessário, seguindo as instruções do padrão técnico de processos.

Outro fato que coloca o pessoal interessado na leitura dos quadros é a colocação de avisos com a informação de que brindes (pode ser coisas pequenas mesmo), serão oferecidos para quem for ao escritório e responder algo sobre uma informação que está disposta no quadro.

Vale tudo! Mas o bom mesmo é sempre manter o quadro atualizado e chamar as pessoas para que possam cultivar o hábito de ler diariamente o que se encontra escrito e colocado lá.

Programa 5 S.

Programa 5 S

 

Você conhece ou já ouviu falar sobre o Programa 5 S?

Sabe de alguma empresa que utiliza essa ferramenta de qualidade em seu dia a dia?

Sabe quais são os resultados que o Programa proporcionou?

Pois bem, inicialmente, vamos falar um pouco sobre a história do Programa. O Programa 5 S surgiu no Japão, justamente no início da aplicação da metodologia da Qualidade nas empresas japonesas, nos anos 50, e tinha como principal objetivo preparar as organizações para a implementação de programas de qualidade mais abrangentes. Além desse objetivo, buscava-se com a implementação do Programa 5 S promover uma “organização” do ambiente industrial, com a realização de atividades de limpeza, utilização racional de recursos e o estabelecimento de regras para evitar desperdícios e reduzir custos.

O programa recebeu esse nome em decorrência de possuir 5 etapas sequenciais, que têm palavras iniciadas com a letra “S”, no idioma Japonês, denominadas Sensos. Diversas, entretanto, customizaram o Programa, tendo sido acrescentados “S”, porém sem alterar a estrutura e os seus objetivos.

Concebido e nascido em ambiente industrial, atualmente o Programa 5 S vem sendo utilizado também em ambientes administrativos ou até mesmo pelo ser humano, em atividades básicas, como o arrumação de um armário, por exemplo.

Os 5 Sensos poderiam também ser conceituados como uma orientação a ser seguida por todos na organização em prol de um objetivo comum. Dessa forma, acima de tudo, podemos entender que o 5 S visa realizar uma profunda mudança de comportamento das pessoas, e, por consequência, melhoria na competitividade das empresas.

Considerando a complexidade do idioma, no Brasil, a tradução do significado dos Sensos mais próxima de nossa realidade foi promovida pela Fundação Cristiano Otoni, uma das pioneiras em Gestão da Qualidade em nosso País.

Vamos então conhecer os Sensos do Programa 5 S, por ordem de aplicação.

SEIRI - Senso de Arrumação.

Você já observou o conteúdo de sua carteira ou sua bolsa e percebeu a quantidade de papel desnecessário que você continua guardando? Então, nas empresas também o ocorre a mesma situação. Há um grande número de papéis, dados e informações, no âmbito administrativo, que são desnecessários para o desenvolvimento das atividades e que as pessoas continuam “guardando”.

No ambiente de produção, em muitas situações, existem equipamentos, máquinas e utensílios desnecessários que ocupam espaços, dificultam a movimentação de pessoas e podem até mesmo provocar acidentes. Dessa forma, o Senso de Arrumação visa orientar as áreas e pessoas que nela trabalham para manter no local de trabalho somente aquilo que é necessário para o desenvolvimento das atividades, descartando tudo o que for desnecessário.

Como benefício, obtém-se redução da utilização de espaço físico, estoques, transportes e armazenamento; evita-se a compra de materiais ou componentes em duplicidade; o desperdício com perda de validade de produtos; e ainda aumenta a produtividade das pessoas, dentre outros.

Porém, tudo que é feito de forma não racional tende a provocar prejuízos. Recomenda-se que, na aplicação do descarte de suprimentos, materiais, documentos e equipamentos, seja feita uma análise criteriosa do ambiente, observando-se:

O que pode ser jogado fora?

O que deve ser guardado?

Qual o prazo de arquivamento?

O que pode ser útil para outra área?

O que deve ser consertado, vendido?

Após essa análise, tudo o que puder ser descartado deve ser colocado em local pré definido, de fácil acesso, onde os colaboradores possam escolher o que lhes interessar.

SEITON – Senso de Ordenação.

No seu ambiente de trabalho, como são utilizados os recursos? Há alguma ordenação ou não?

Realizada a fase de arrumação, a segunda etapa do programa envolve a ordenação. Os suprimentos, utensílios, máquinas e equipamentos devem ser dispostos de tal forma que qualquer pessoa que necessitar utilizá-los possa fazê-lo facilmente.

O layout da organização precisa definir claramente a localização de maquinários e ferramentas, equipamentos de segurança, para utilização por todos de forma imediata. Ou seja, o Senso de ordenação visa colocar em ordem os recursos, padronizar a utilização, dispor informações e objetos de forma correta, para que possam ser usadas prontamente e por todos.

Inclusive, de uma forma bem prática, pode-se trabalhar a identificação de áreas, arquivos, departamentos, com cartazes ou placas indicativas, visando facilitar a localização e utilização racional das instalações e tempo dos colaboradores.

Como benefícios, este Senso pode provocar a diminuição do tempo de busca do que é preciso para trabalhar; facilitar o trânsito interno e a execução dos trabalhos no prazo; evitar a compra de materiais desnecessários; racionalizar o trabalho, minimizar o cansaço físico e mental e melhorar o ambiente de trabalho.

SEISOH – Senso de Limpeza.

No seu ambiente de trabalho, como as pessoas colaboram com a limpeza?

Copos de café, por exemplo, são acondicionados corretamente? 

Limpam as mesas após utilizá-las para refeições ou lanches?

Em  ambientes em que todos utilizam os recursos e instalações, é preciso que as pessoas façam a sua parte, não deixando papéis jogados fora do cesto de lixo; utensílios de alimentação sujos em mesas de trabalho; utilizando adequadamente os banheiros e áreas comuns; e, especialmente, todos combatendo as fontes de origem da sujeira. 

No ambiente industrial, o acúmulo de pó, falta de manutenção e acúmulo de sujeira podem ser origem de quebras de máquinas e acidentes, provocando perda de tempo e prejuízos financeiros.

Assim, o Senso de Limpeza vai enfatizar a participação de todas as pessoas da organização com a limpeza do ambiente, realizando campanhas, promovendo palestras e atuando fortemente na mudança comportamental das pessoas.

E lembrem se: Mais importante do que limpar é não sujar!

SEIKETSU – Senso de Saúde.

Qual seria a sua reação com um colega que insiste em fumar no local de trabalho? Que riscos essa prática traz à saúde coletiva?

As pessoas passam grande parte de sua vida em um ambiente de trabalho. Em contrapartida, estão mais sujeitas a contrair um simples resfriado ou uma doença mais séria em decorrência do ambiente e das condições de trabalho. E tudo isso provoca prejuízos diversos!

O Senso de Saúde é o responsável por manter o local de trabalho mais seguro, evitar danos à saúde dos colaboradores e melhorar o clima organizacional.

No Seiketsu são recomendadas manutenções periódicas de equipamentos e máquinas, visando a não ocorrência de acidentes, identificação de locais de perigo, melhoria de iluminação, climatização adequada, diminuição despoluição sonora e visual, restrição a práticas nocivas ao ambiente, como fumar no ambiente de trabalho.

Acima de tudo, deve-se trabalhar a conscientização e envolvimento das pessoas para manutenção da boa saúde no ambiente de trabalho.

SHITSUKE – Senso de autodisciplina.

Você já reparou nas pessoas que fazem dieta e não têm autodisciplina? 

O que normalmente acontece com essas pessoas? 

Sugiro que você faça essa analogia com o senso de autodisciplina do Programa 5 S.

O ser humano precisa constantemente ser educado para boas práticas, principalmente em seu local de trabalho. É muito comum o abandono de técnicas e metodologias pelo “meio do caminho”, antes da auferição dos resultados.

De nada adiantaria a ênfase e a prática sistemática dos quatro sensos anteriores, se a organização não conseguir fazer dessas atitudes um hábito, transformando o conjunto de Sensos em uma prática constante.

Neste Senso, a ênfase é direcionada para a educação e não simplesmente no treinamento! 

A autodisciplina significa observar as atribuições  deveres, bem como a responsabilidade individual para o objetivo comum. 

O envolvimento total com o Programa vai exigir dedicação e comprometimento de todas as pessoas da organização, desde os mais humildes colaboradores até a alta direção da empresa.

 Implementação do programa. 

Mas, como implementar o Programa 5 S? 

Como se trata de ação institucionalizada, inicialmente ela deve ter o patrocínio da alta direção da empresa (lembra-se dos requisitos da Norma ABNT NBR ISO 9001:2008?). Após, recomendadas e a instalação de um Comitê de Gestão do Programa, estabelecendo fases para sua implementação, culminando com a certificação das áreas com o cumprimento das etapas (sensos).

Naturalmente, não se pode esquecer de que os treinamentos, a conscientização das pessoas e a divulgação incisiva são essenciais para o sucesso do Programa. Cada Senso deve ser criteriosamente aplicado, sem pressa e, somente após certificado, é que o Senso seguinte deverá ser iniciado.

A fase de certificação tem um caráter psicológico muito importante, pois valoriza e reconhece os esforços da equipe, promovendo maior integração e comprometimento dos colaboradores.

Trabalho com esse programa desde o ano 2002, ano em que a Vallourec Florestal o implantou de vez em suas unidades de produção. É muito trabalho, mas vale muito a pena.