Programa 5 S.

Programa 5 S

 

Você conhece ou já ouviu falar sobre o Programa 5 S?

Sabe de alguma empresa que utiliza essa ferramenta de qualidade em seu dia a dia?

Sabe quais são os resultados que o Programa proporcionou?

Pois bem, inicialmente, vamos falar um pouco sobre a história do Programa. O Programa 5 S surgiu no Japão, justamente no início da aplicação da metodologia da Qualidade nas empresas japonesas, nos anos 50, e tinha como principal objetivo preparar as organizações para a implementação de programas de qualidade mais abrangentes. Além desse objetivo, buscava-se com a implementação do Programa 5 S promover uma “organização” do ambiente industrial, com a realização de atividades de limpeza, utilização racional de recursos e o estabelecimento de regras para evitar desperdícios e reduzir custos.

O programa recebeu esse nome em decorrência de possuir 5 etapas sequenciais, que têm palavras iniciadas com a letra “S”, no idioma Japonês, denominadas Sensos. Diversas, entretanto, customizaram o Programa, tendo sido acrescentados “S”, porém sem alterar a estrutura e os seus objetivos.

Concebido e nascido em ambiente industrial, atualmente o Programa 5 S vem sendo utilizado também em ambientes administrativos ou até mesmo pelo ser humano, em atividades básicas, como o arrumação de um armário, por exemplo.

Os 5 Sensos poderiam também ser conceituados como uma orientação a ser seguida por todos na organização em prol de um objetivo comum. Dessa forma, acima de tudo, podemos entender que o 5 S visa realizar uma profunda mudança de comportamento das pessoas, e, por consequência, melhoria na competitividade das empresas.

Considerando a complexidade do idioma, no Brasil, a tradução do significado dos Sensos mais próxima de nossa realidade foi promovida pela Fundação Cristiano Otoni, uma das pioneiras em Gestão da Qualidade em nosso País.

Vamos então conhecer os Sensos do Programa 5 S, por ordem de aplicação.

SEIRI - Senso de Arrumação.

Você já observou o conteúdo de sua carteira ou sua bolsa e percebeu a quantidade de papel desnecessário que você continua guardando? Então, nas empresas também o ocorre a mesma situação. Há um grande número de papéis, dados e informações, no âmbito administrativo, que são desnecessários para o desenvolvimento das atividades e que as pessoas continuam “guardando”.

No ambiente de produção, em muitas situações, existem equipamentos, máquinas e utensílios desnecessários que ocupam espaços, dificultam a movimentação de pessoas e podem até mesmo provocar acidentes. Dessa forma, o Senso de Arrumação visa orientar as áreas e pessoas que nela trabalham para manter no local de trabalho somente aquilo que é necessário para o desenvolvimento das atividades, descartando tudo o que for desnecessário.

Como benefício, obtém-se redução da utilização de espaço físico, estoques, transportes e armazenamento; evita-se a compra de materiais ou componentes em duplicidade; o desperdício com perda de validade de produtos; e ainda aumenta a produtividade das pessoas, dentre outros.

Porém, tudo que é feito de forma não racional tende a provocar prejuízos. Recomenda-se que, na aplicação do descarte de suprimentos, materiais, documentos e equipamentos, seja feita uma análise criteriosa do ambiente, observando-se:

O que pode ser jogado fora?

O que deve ser guardado?

Qual o prazo de arquivamento?

O que pode ser útil para outra área?

O que deve ser consertado, vendido?

Após essa análise, tudo o que puder ser descartado deve ser colocado em local pré definido, de fácil acesso, onde os colaboradores possam escolher o que lhes interessar.

SEITON – Senso de Ordenação.

No seu ambiente de trabalho, como são utilizados os recursos? Há alguma ordenação ou não?

Realizada a fase de arrumação, a segunda etapa do programa envolve a ordenação. Os suprimentos, utensílios, máquinas e equipamentos devem ser dispostos de tal forma que qualquer pessoa que necessitar utilizá-los possa fazê-lo facilmente.

O layout da organização precisa definir claramente a localização de maquinários e ferramentas, equipamentos de segurança, para utilização por todos de forma imediata. Ou seja, o Senso de ordenação visa colocar em ordem os recursos, padronizar a utilização, dispor informações e objetos de forma correta, para que possam ser usadas prontamente e por todos.

Inclusive, de uma forma bem prática, pode-se trabalhar a identificação de áreas, arquivos, departamentos, com cartazes ou placas indicativas, visando facilitar a localização e utilização racional das instalações e tempo dos colaboradores.

Como benefícios, este Senso pode provocar a diminuição do tempo de busca do que é preciso para trabalhar; facilitar o trânsito interno e a execução dos trabalhos no prazo; evitar a compra de materiais desnecessários; racionalizar o trabalho, minimizar o cansaço físico e mental e melhorar o ambiente de trabalho.

SEISOH – Senso de Limpeza.

No seu ambiente de trabalho, como as pessoas colaboram com a limpeza?

Copos de café, por exemplo, são acondicionados corretamente? 

Limpam as mesas após utilizá-las para refeições ou lanches?

Em  ambientes em que todos utilizam os recursos e instalações, é preciso que as pessoas façam a sua parte, não deixando papéis jogados fora do cesto de lixo; utensílios de alimentação sujos em mesas de trabalho; utilizando adequadamente os banheiros e áreas comuns; e, especialmente, todos combatendo as fontes de origem da sujeira. 

No ambiente industrial, o acúmulo de pó, falta de manutenção e acúmulo de sujeira podem ser origem de quebras de máquinas e acidentes, provocando perda de tempo e prejuízos financeiros.

Assim, o Senso de Limpeza vai enfatizar a participação de todas as pessoas da organização com a limpeza do ambiente, realizando campanhas, promovendo palestras e atuando fortemente na mudança comportamental das pessoas.

E lembrem se: Mais importante do que limpar é não sujar!

SEIKETSU – Senso de Saúde.

Qual seria a sua reação com um colega que insiste em fumar no local de trabalho? Que riscos essa prática traz à saúde coletiva?

As pessoas passam grande parte de sua vida em um ambiente de trabalho. Em contrapartida, estão mais sujeitas a contrair um simples resfriado ou uma doença mais séria em decorrência do ambiente e das condições de trabalho. E tudo isso provoca prejuízos diversos!

O Senso de Saúde é o responsável por manter o local de trabalho mais seguro, evitar danos à saúde dos colaboradores e melhorar o clima organizacional.

No Seiketsu são recomendadas manutenções periódicas de equipamentos e máquinas, visando a não ocorrência de acidentes, identificação de locais de perigo, melhoria de iluminação, climatização adequada, diminuição despoluição sonora e visual, restrição a práticas nocivas ao ambiente, como fumar no ambiente de trabalho.

Acima de tudo, deve-se trabalhar a conscientização e envolvimento das pessoas para manutenção da boa saúde no ambiente de trabalho.

SHITSUKE – Senso de autodisciplina.

Você já reparou nas pessoas que fazem dieta e não têm autodisciplina? 

O que normalmente acontece com essas pessoas? 

Sugiro que você faça essa analogia com o senso de autodisciplina do Programa 5 S.

O ser humano precisa constantemente ser educado para boas práticas, principalmente em seu local de trabalho. É muito comum o abandono de técnicas e metodologias pelo “meio do caminho”, antes da auferição dos resultados.

De nada adiantaria a ênfase e a prática sistemática dos quatro sensos anteriores, se a organização não conseguir fazer dessas atitudes um hábito, transformando o conjunto de Sensos em uma prática constante.

Neste Senso, a ênfase é direcionada para a educação e não simplesmente no treinamento! 

A autodisciplina significa observar as atribuições  deveres, bem como a responsabilidade individual para o objetivo comum. 

O envolvimento total com o Programa vai exigir dedicação e comprometimento de todas as pessoas da organização, desde os mais humildes colaboradores até a alta direção da empresa.

 Implementação do programa. 

Mas, como implementar o Programa 5 S? 

Como se trata de ação institucionalizada, inicialmente ela deve ter o patrocínio da alta direção da empresa (lembra-se dos requisitos da Norma ABNT NBR ISO 9001:2008?). Após, recomendadas e a instalação de um Comitê de Gestão do Programa, estabelecendo fases para sua implementação, culminando com a certificação das áreas com o cumprimento das etapas (sensos).

Naturalmente, não se pode esquecer de que os treinamentos, a conscientização das pessoas e a divulgação incisiva são essenciais para o sucesso do Programa. Cada Senso deve ser criteriosamente aplicado, sem pressa e, somente após certificado, é que o Senso seguinte deverá ser iniciado.

A fase de certificação tem um caráter psicológico muito importante, pois valoriza e reconhece os esforços da equipe, promovendo maior integração e comprometimento dos colaboradores.

Trabalho com esse programa desde o ano 2002, ano em que a Vallourec Florestal o implantou de vez em suas unidades de produção. É muito trabalho, mas vale muito a pena.