Programa Seis Sigma.

O Seis Sigma ou Six Sigma (em inglês) pode ser definido como um conjunto de práticas desenvolvidas para maximizar o desempenho dos processos dentro da empresa, eliminando os seus defeitos e as não conformidades de acordo com as especificações de fábrica.

Esta ferramenta foi desenvolvida em meados de 1987, por Bill Smith na Motorola. Posteriormente, em 1995, ganhou força com a utilização de seus métodos por Jack Welch, na GE, tornando-se popular entre empresas de todo mundo devido à sua eficiência e eficácia. É considerado um dos principais temas da Qualidade Total.

O Seis Sigma pode ser definido como uma estratégia gerencial planejada, com foco nos resultados de qualidade e financeiros, com o objetivo de promover mudanças significativas nas organizações, buscando sempre melhorias nos processos, produtos e serviços oferecidos aos clientes. Podemos dizer que o foco principal do Seis Sigma é a satisfação dos clientes, através da redução de defeitos nos processos e o ótimo desempenho da empresa.

Muitas pessoas acham que o Seis Sigma é apenas uma ferramenta para a empresa estar em dia com as normas e requisitos de qualidade. Porém, ele vai além disso.

Segundo Jack Welch, “o grande engano é supor que o Seis Sigma trate de controle de qualidade e de fórmulas estatísticas. Em parte é isso, mas não fica só nisso. Vai muitíssimo além. Em última instância, impulsiona a melhoria da liderança, ao fornecer instrumentos para que se raciocine sobre assuntos difíceis. No âmago do Seis Sigma, agita-se uma idéia capaz de virar uma empresa pelo avesso, deslocando o foco da organização para fora de si própria e convergindo-o no cliente.”

Como funciona o Seis Sigma?

O termo Seis Sigma se origina do “Sigma”, símbolo que em qualidade significa uma medida de variabilidade utilizada para indicar quanto dos dados apresentados se inserem nos requisitos dos clientes. Quanto maior for este sigma, melhores serão os produtos ou serviços produzidos. Ou sob outra ótica, menores serão os defeitos apresentados por estes produtos e serviços.

Metodologias do Seis Sigma

O Seis Sigma segue duas metodologias principais, compostas de cinco fases cada uma. Ambas foram inspiradas no ciclo PDCA. São elas:

DMADV

Utilizada em projetos focados em criar novos desenhos de produtos, serviços e processos:

•           Define goals: definição de objetivos que sejam consistentes com as demandas dos clientes e com a estratégia da empresa;

•           Measure and identify: mensurar e identificar características que são críticas para a qualidade, capacidades do produto, capacidade do processo de produção e riscos;

•           Analyze: analisar para desenvolver e projetar alternativas, criando um desenho de alto nível e avaliar as capacidades para selecionar o melhor projeto;

•           Design details: desenhar detalhes, otimizar o projeto e planejar a verificação do desenho. Esta fase se torna uma das mais longas pelo fato de necessitar muitos testes;

•           Verify the design: verificar o projeto, executar pilotos do processo, implementar o processo de produção e entregar ao proprietário do processo.

DMAIC

Utilizada em projetos focados em melhorar produtos, serviços e processos de negócios já existentes. Também é conhecida como DFSS (“Design For Six Sigma”):

•           Define the problem: definição do problema a partir de opiniões de consumidores e objetivos do projeto;

•           Measure key aspects: mensurar os principais aspectos do processo atual e coletar dados importantes;

•           Analyse the data: analisar os dados para investigar relações de causa e efeito. Certificando que todos os fatores foram considerados, determinar quais são as relações. Dentro da investigação, procurar a causa principal dos defeitos;

•           Improve the process: melhorar e otimizar o processo baseada na análise dos dados usando técnicas como desenho de experimentos, poka-yoke ou prova de erros, e padronizar o trabalho para criar um novo estado de processo. Executar pilotos do processo para estabelecer capacidades;

•           Control: controlar o futuro estado de processo para se assegurar que quaisquer desvios do objetivo sejam corrigidos antes que se tornem em defeitos. Implementar sistemas de controle como um controle estatístico de processo ou quadro de produções, e continuamente monitorar os processos.

Benefícios do Seis Sigma

Existem diversos benefícios para as empresas que adotam o Seis Sigma, sejam eles na produção ou nas equipes de trabalho com um todo. São eles:

•           Redução dos custos organizacionais;

•           Aumento significativo da qualidade e produtividade de produtos e serviços;

•           Acréscimo e retenção de clientes;

•           Eliminação de atividades que não agregam valor;

•           Maior envolvimento das equipes de trabalho;

•           Mudança cultural benéfica;

•           Diminuição da variação dos processos.

Porém, para atingir os objetivos do programa e colher os benefícios da implementação, é preciso que a empresa saiba exatamente como planejar e implementar o Seis Sigma. É importante, também, que os funcionários sejam devidamente treinados para receber o Seis Sigma na empresa.

Feedback

 

Em vez de rejeitar a crítica, se achar um fiasco ou culpar o chefe, saiba como reagir bem na hora de discutir as relações no trabalho.

Feedback...afinal o que é?

É muito comum no meio corporativo, usar a palavra feedback como forma mais branda de criticar os outros. Trata se de um equívoco. Feedback negativo, não é sinônimo de crítica, nem feedback positivo quer dizer elogio. Emitir opinião para alguém só vira feedback quando a conversa tem objetivo de desenvolver quem recebe o conselho.

Há décadas as empresas treinam gestores para darem feedback aos colaboradores para que os mesmos possam render mais no trabalho. No fim das contas tem se o resultado: muito dinheiro investido e pouco resultado obtido. Depois de anos de autoritarismo, muita tensão e pouca melhora de desempenho, há no horizonte novas informações, que podem tornar mais eficaz essa reunião de aconselhamento profissional. A boa notícia: você que recebe feedback, está na situação de controlar o processo e obter de seu chefe os melhores conselhos que precisa para trabalhar e entregar melhores resultados.

Você está no comando

Embora as empresas se empenhem cada vez mais para treinar os gestores para darem feedback, estudos realizados recentemente mostram que o personagem central da atividade é quem recebe a informação. Psicóloga Sheila Heen, professora da universidade de Harvard, acredita que o receptor é o responsável por deixar a mensagem entrar e processá-la corretamente a fim de poder melhorar seu desempenho.

Pesquisadores constataram que o aprendizado e a melhora do desempenho, depende da maneira como respondemos a informação que o gestor passa. Diante de uma avaliação ruim, profissionais adotam atitudes defensivas e se recusam a aceitar o que acabaram de ouvir.

Então, a proposta dos pesquisadores é colocar em prática um método que permite uma assimilação melhor e mais madura da opinião alheia. Basicamente, significa, respirar fundo e, ao invés de responder mal, iniciar uma conversa produtiva com o chefe ou a pessoa que está lhe passando o feedback. O resultado para o profissional é conseguir efetivamente tirar algo de positivo da conversa, identificar pontos que realmente devem ser melhorados e correr atrás do seu desenvolvimento com clareza.

Abaixo seguem dicas de como lidar com uma avaliação e como reagir a uma crítica:

ERRO 1 – SEM MÁS NOTÍCIAS

Entrar em estado de negação total da crítica revelada.

Principais frases

“Você está errado!”
“Eu não sou assim!"
“Isso nunca aconteceu!”

Reação mais correta para esse caso

 

Tente entender o que a pessoa realmente que dizer. Os rótulos costumam ser vagos e imprecisos, é necessário investigar as intenções da pessoa. Faça isso, fazendo perguntas, até chegar às verdadeiras razões.

 

ERRO 2 – MATAR O MENSAGEIRO

Colocar a culpa em quem lhe deu a má notícia, ao invés de admitir o erro.

Principais frases

“Quem você pensa que é para me criticar?”

“Vejo que você não me conhece direito.”

“Quem precisa de ajuda é você!”

Reação mais correta para esse caso

Primeiro, separe “o que” do “quem” e não leve para o lado pessoal. Antes de discutir a crítica, volte alguns passos e veja como está a relação. Só depois, procure saber porque a pessoa está falando aquilo de você.

ERRO 3 – FRACASSO EXAGERADO

Incapacidade de avaliar corretamente o tamanho do problema. Em outras palavras, “fazendo tempestade de um copo d’água”.

Principais frases

“Nossa, o projeto deu errado e eu nunca vou me recuperar desse erro.”

“Não cumpri a meta por que sou um incompetente.”

Reação mais correta para esse caso

Preste atenção para dar ao feedback a devida importância. Faça muitas perguntas para assim tentar eliminar todas as dúvidas que seu julgamento pode ter criado. Concentre se na oportunidade de aprender com a crítica feita.

 
 TESTE RÁPIDO

Quando não aceitar o conselho.

Há sim, muitas razões para aceitar e dizer “sim” para uma crítica construtiva. Mas nem todo feedback ajuda no desenvolvimento. Em alguns casos, até atrapalha. Faça o teste:

1 – O feedback foi sobre a sua personalidade e não sobre seu comportamento?

Sim _____

Não _____

2 – Faltou abertura para o diálogo?

Sim _____

Não _____

3 – O gestor parece nunca estar satisfeito e sempre aponta um novo defeito?

Sim _____

Não _____

4 – No feedback o gestor insinuou algum aviso ou fez alguma ameaça?

Sim _____

Não _____

5 – Quando você explica ao gestor por que o feedback não foi útil, ele trata suas observações com desdém?

Sim _____

Não _____

Se houver uma resposta “sim” para alguma dessas perguntas acima, desconsidere o feedback. Se você acredita na boa intenção da pessoa que lhe deu o conselho, conte a ela o porquê da sua decisão de não aceitar. Essa franqueza é importante para ela saber que você entendeu a mensagem dela e respeita a opinião.

Soluções para melhorar a comunicação.

A dificuldade de se expressar é um problema recorrente entre profissionais e está entre um dos principais problemas que as empresas enfrentam para obter melhores resultados. Uma informação mal transmitida e mal digerida causa conflitos nas equipes, o que, além de improdutivo, é desgastante para todos os envolvidos. Seguem então algumas dicas de como melhorar a comunicação e de como aprimorar sua capacidade de se fazer entender no trabalho.

 

1.       TENHA UMA META

       Antes de começar uma conversa, pense no resultado. Ter foco no objetivo final, faz com que a conversa flua com rapidez. Quando começar a falar, não faça “rodeios”, diga logo ao seu ouvinte o que você pretende, revele em uma ou duas frases o que será tratado.

 

2.       INCLUA SEU INTERLOCUTOR

Um bom jeito de ser ouvido com atenção é mostrar ao seu interlocutor que ele faz parte da solução. Isso ajuda a outra pessoa a se compreender. Para incluir o outro na conversa, use o pronome“nós”, o que deixa claro que há algo a ser compartilhado, use o pronome “você” apenas para elogiar.

3.       MANTENHA O RESPEITO

Ao conversar sobre algum assunto mais delicado, demonstre respeito. Olhe nos olhos do outro e sempre leve os argumentos dele em consideração. Fale com a pessoa e não para a pessoa. Demonstre a todo instante que a conversa não é unilateral e que você também está aberto à ouvir. Mantenha a firmeza, mas cuidado com a agressividade.

4.       PERGUNTE MAIS

Procure compreender a perspectiva da outra pessoa, fazendo perguntas que ajudem a esclarecer o assunto. Se o assunto necessitar de esclarecimento, use perguntas amplas, tipo: “Como você chegou a essa conclusão¿".

5.       ESCUTE DE VERDADE

Quando uma pessoa fala, nem sempre os outros escutam. Prestar atenção é uma qualidade muito importante. Uma maneira de evitar devaneios durante a conversa é olhar para a pessoa e não interrompe-la. Evite pensar mentalmente em uma resposta enquanto o outro conversa, pois isso também distrai. Não vire estátua. Dê sinais que está prestando atenção. Acenos com a cabeça e ou outras expressões faciais também são maneiras de mostrar que está atento.

6.       FIQUE ATENTO AO TOM

Nada pior do que ouvir um pedido de desculpas ou um elogio que soa falso. A maneira com que as pessoas entendem o que é dito, não depende apenas do conteúdo, mas também da forma com que se fala. Lembre se que a postura corporal e o tom de voz, transmitem mensagens. Evite o sarcasmo e fale com naturalidade.

7.       CUIDADO COM A LINGUAGEM CORPORAL

Seu corpo fala tanto quanto sua voz. Durante uma conversa cuide de sua postura e fisionomia. Verifique sempre se há coerência entre o que você diz e o modo em que o seu corpo se comporta.

8.       ARGUMENTE COM EXEMPLOS

Evite ser impreciso ou generalizar demais. Ao invés de dizer que a pessoa se atrasa, aponte casos que provem seu argumento, como lembrar a ela que chegou tarde nos últimos dias. No caso de uma reunião, tente usar exemplos e histórias para reforçar sempre a sua argumentação.

9.       SAIBA FICAR EM SILENCIO

Ficar calado, pode ser muito útil. O silêncio permite a quem escuta ganhar tempo para processar o que foi dito e a organizar os pensamentos antes de uma resposta apressada. Ficar em silêncio não significa que você em uma reunião deve entrar mudo e sair calado, mas suspender a fala por alguns instantes é bom para proporcionar uma reflexão.

10.   PRATIQUE A EMPATIA

A diversidade de pontos de vista é enorme porque todo mundo tem os próprios valor e influências que moldam o jeito de enxergar o mundo. Por isso uma das maneiras de tentar entender é se colocar no lugar do outro e imaginar como você se sairia de determinada situação. Pense, por exemplo, em como você gostaria de ser tratado se estivesse no lugar do outro.